Digitalización de Documentos

escaner

Análisis de de la necesidades de la empresa cliente así como del tipo y cantidad de documentación a digitalizar. Volumen de documentos a digitalizar, estado original de los documentos, determinación de los trabajos manuales de antes y después de la digitalización, la captura de datos y el resultado de la digitalización. Todos ellos son puntos que se analizan en detalle para ofrecer un presupuesto que se adapte 100% a las necesidades de su empresa.

 

  • Recogida de la documentación en los lugares y frecuencia acordados.
  • Preparación de la documentación. Incluye las tareas manuales de preparación de la documentación antes de la digitalización. Este apartado se considera crítico para el correcto resultado del proyecto de digitalización y incluye puntos como: desanillado, desgrapado, desdoblado, eliminación de postits, adhesivos. Una vez “limpiados” los documentos se ejecuta la clasificación de los documentos, el filtrado y la preparación de los lotes de digitalización.
  • Digitalización: siempre con escáner profesional de altas prestaciones, se digitalizan los documentos. El escáner profesional ofrece la fiabilidad que requiere un proceso de estas características.
  • Captura de datos / OCR / indexación: dependiendo de las necesidades de la empresa cliente, se realizan diferentes tipos de extracciones de información: OCR de todo el documento digitalizado para hacer búsquedas dentro de su contenido, o bien extracciones o lectura de “metadatos” existentes en los documentos para integrar los datos en los sistemas que tenga el cliente en su empresa (ERP, CRM, Contabilidad, etc…)
  • Custodia de los documentos físicos: Una vez finalizado el proceso de digitalización de documentos y extracción de datos, existen 3 posibilidades: retorno de la documentación a su empresa, custodia documental o destrucción confidencial.
    • En el retorno de la documentación: se entrega la documentación en la empresa cliente con el formato acordado: igual que el original, Cajas AZ, etc…
    • En el servicio custodia, los documentos digitalizados se almacenan en instalaciones preparadas para este fin.
    • Con la destrucción documental, se ofrece el,cuando el cliente no desea conservar los documentos ya digitalizados, y se realiza la destrucción confidencial de los mismos.